PMP整理- 採購管理

General
1.PM要將採購流程與專案管理時程銜接起來
2.雙方win win

A.規劃採購(規劃)
1.分為: 採購規劃，發包規劃
2.投入
-需求文件(蒐集需求)
-範疇基準(建立WBS):工作包可能需外包
-活動資源需求(估算活動資源)
-專案時程(發展時程)
-活動成本估計值(估算成本)
-成本基準(決定預算)
-風險登錄表(辨識風險)
-風險相關的合約決策(規劃風險回應)
2.工具技術:專家判斷
-合約類型:
a.固定價款:買方清楚規格
*固定價款付經濟價格調整合約(Fixed price with economic price adjustment contract):長期合約反映經濟變動
*固定價款加獎金合約(Fixed price incentive fee contract):有賞有罰
*絕對固定價款合約(Firm fixed price contract):價格固定
b.成本可償還:賣方實際成本+利潤，賣方知道需求但不知規格
*成本加固定服務費合約(Cost plus fixed fee contract):不受專案績效影響，風險最高
*成本加獎金合約(Cost plus award fee contract):有獎金
*成本加獎勵金合約(Cost plus incentive fee contract):有賞有罰
c.工料計價:用於緊急或小金額採購，用多少算多少
=>買方風險高低: CPFF>CPAF>CPIF>T&M>FPEPA>FPIF>FFP
-自製或外購分析:
a.外購:共同或長期需求超過邊際效益
b.自製:多餘產能，控制權，重要機密
3.產出
-商源評選準則:評量賣方的建議書
-變更申請
-自製或外購決策
-採購工作條款:買方提供
a.將範疇的採購需求納入合約
b.由專案範疇基準而來
c.不斷更新，一直到合約簽署完成
d.類型:績效式(績效，風險在賣方)，功能式(產品，風險在賣方)，設計式(作法，風險在買方)
-採購管理計畫書
-採購文件:RFP(request for proposal),RFQ(request for quotation),IFB(invitation for negotiation，買方要求賣方提供資訊的文件

B.執行採購(執行)
1.分為:詢價，選擇賣方
2.投入:合格賣方名錄(組織流程資產)，賣方建議書，團隊協定(臨時合夥，策略聯盟)
3.工具技術:
-建議書評估技術:加權系統
-獨立估價:合理成本
-投標人會議:買方回覆賣方問題or賣方對規格不確定
-採購談判:不等於殺價，達到win win
4.產出:
-採購合約授予
-資源行事曆
a.內部:獲得專案團隊
b.外部:執行採購
-專案管理計畫書更新:範疇基準，時程基準，成本基準，採購管理計畫書
-專案文件更新:需求文件，需求追溯矩陣，風險登錄表

C.管理採購(監控):類似履行合約
1.合約責任在PM
2.投入
-基準類:採購文件，專案管理計畫書，合約
-績效類:績效報告，工作績效資訊(賣方績效)
3.工具技術
-合約變更控制系統:整合變更
-採購績效審查:審核賣方績效
-檢驗及稽核:買方進行
-績效報告
-付款系統
-求償系統:
a.替代性爭議解決方案
b.主要目的:專案結案
-記錄管理系統
4.產出
-採購文檔
-專案管理計畫書更新

D.結束採購(結束)
1.投入:專案管理計畫書，採購文檔
2.工具技術:採購稽核，談判解決
3.未解決的求償:結束採購與專案後另依法律程序處理
4.流程先後:結束採購->結束專案